ASP voor uw klanten - Algemene info

Cobofisk - Een gebruiker aan het woord:
“Als we het vooraf geweten hadden, hadden we het niet gedaan," sakkerde Luc Coopman nog in december 2003, toen zijn boekhoudkantoor volop in de kinderziektes zat van zijn nieuwe werkinstrument Coboweb. Maar vandaag is zijn bedrijf Cobofisk, een middelgroot regionaal boekhoudkantoor met tien medewerkers en 300 klanten, helemaal mee met de trend naar webgebaseerde boekhoudsystemen. De dienst Cobofisk Web Accountancy, kortweg Coboweb, bestaat sinds begin 2004. Onder het oude systeem gooiden klanten hun facturen binnen. Medewerkers van Cobofisk deden de input. Of de input werd door de klanten zelf gedaan en Cobofisk stapte ter plaatse af om de boekhouding te verbeteren. Met de gekende nadelen: misverstanden en tijdrovende aanpassingen. "Waar geen echte boekhouder in dienst was, kregen we pas zes maanden na afsluiting van het boekjaar, bij het invullen van de fiscale aangifte, een accurate visie op alle fiscale parameters," vertelt Luc Coopman, een fiscalist die voor het Gentse Colard Vander Meulen (Ernst & Young) werkte, voor hij in 1987 met Cobofisk begon.

Nieuw: boekhouding in zelfbediening
Bij Cobofisk in Aalter staat nu een server waarop de klanten van waar ook ter wereld hun boekhouding in zelfbediening kunnen doen. Gewoon via een browser. Lokaal hoeven ze niets te installeren. "Zij kunnen zelf hun facturen intikken. Als er een probleem is, laten ze dat openstaan. Wij nemen dat dan van hen over. Ondertussen kunnen ze gewoon verder werken aan het volgende document." Alle gegevens zitten bij Cobofisk, dat optreedt als de leverancier van de dienst, als een application service provider (ASP).

De klant wordt er beter van. "Bij een bedrijf uit Deinze doet de directiesecretaresse nu 80% van de boekhouding, hoewel ze daar weinig opleiding voor genoten heeft," geeft hij als voorbeeld. Ook Cobofisk wordt er beter van. De lagere vraag naar input maakt personeel vrij voor werk met meer toegevoegde waarde voor de klant. Het gevolg is dat het kantoor meer dossiers aankan, ook van firma's die niet in de buurt liggen. Vandaag werkt Cobofisk onder meer voor een Zweeds, Duits en een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf.
__________________________________________________________________________

Cobofisk wachtte tot begin 2003 om over te schakelen naar de module OPTIMUM voor boekhouding en financiële administratie, een module uit onze softwaresuite. De ontwikkeling van OPTIMUM startte in 1995 met Progress als ontwikkelingstool. Progress is een 4^de generatie programmeertaal die wereldfaam heeft. Zie www.progress.com. Daarvóór maakte Cobofisk gebruik van onze 3GL-omgeving.

Net als bij Cobofisk moeten ook uw klanten, groot of klein, een boekhouding voeren. Veel ondernemers, vooral in de KMO-bedrijven, zien dit als ‘een noodzakelijk kwaad’; een bezigheid die afleidt van de dagelijkse werkzaamheden. Tegenwoordig maakt circa 90% van de bedrijven al gebruik van de computer voor hun boekhouding. Hiermee is het een van de meest succesvolle zakelijke automatiseringstoepassingen. Maar er zijn andere problemen in de plaats gekomen. Het gebruik van een goed boekhoudpakket kan al snel veel inspanningen en geld kosten, vooral als naast de aanschaf rekening gehouden wordt met de bijkomende verborgen kosten. Periodiek is er een nieuwe versie van het pakket beschikbaar; de installatie daarvan kan veel tijd en moeite vregen. Onderhoud, gegevensbeheer, het maken van back-ups , het zijn allemaal dingen waarover de meeste van uw klanten zich liever geen zorgen zouden willen maken.

Met onze ASP-dienst kunt u uw dienstverlening sterk uitbreiden en daardoor op een dagelijks bijgewerkte boekhouding proactief meedenken met de bedrijfsleiding van uw klanten.

Een mogelijke oplossing

Bied hen Application Service Providing (ASP) aan. Dit kan in veel gevallen deze problemen verlichten. ASP is voor uw klant het huren in plaats van het kopen van software, waarbij u zorgt voor de infrastructuur van het pakket en de back-up van de gegevens. U biedt vanuit uw kantoor dezelfde functionaliteit via internet aan meerdere klanten aan. Hierdoor kunt u uw werk zeer efficiënt uitvoeren en door het behaalde schaalvoordeel komt dit ook deels ten goede aan uw klanten. Uw klant komt in principe goedkoper uit dan wanneer hij zelf voor aanschaf en onderhoud had moeten zorgen. Voor u ontstaat er een grote klantenbinding + het verlichten van uw eigen administratie. Uw klant betaalt meestal een vast bedrag per maand afhankelijk van de tijd en de software die hij gebruikt. Voor boekhoudsoftware varieert dit bedrag, afhankelijk van de mogelijkheden, van zo’n 10 tot 75 euro per gebruiker per maand inclusief een helpdesk. Eventuele kosten voor uw internetverbinding komen daar nog bij.

Geschikt als ASP-toepassing

Boekhouding heeft een aantal kenmerken waardoor het erg geschikt is voor het ASP-model. Het wordt erg breed toegepast. Zoals aangegeven heeft vrijwel iedere ondernemer, in ieder marktsegment, ermee te maken. Daarbij gaat het voor het grootste deel om standaardfunctionaliteit: er is weinig noodzaak aan aanpassingen voor specifieke klanten. Dit betekent dat hetzelfde pakket aan een groot aantal klanten kan worden aangeboden, wat de kosten voor u, als hun accountant drukt.

Boekhoudpakketten zijn ook niet erg data-intensief (bij gebruik in een KMO). Er hoeven bijvoorbeeld geen grote grafische bestanden te worden uitgewisseld tussen de applicatie en de gebruiker. Dit maakt de applicatie geschikt om via een netwerk aan te bieden omdat de communicatievertraging geen grote beperkingen oplegt.

Waar op gelet moet worden, is dat de software modulair opgebouwd is. Enkele basisfuncties zijn voor iedere ondernemer, groot of klein, van belang: het boeken van aankoop- en verkoopfacturen en het opvragen van openstaande posten. Daartegenover: opstellen van jaarrekeningen etc. behoort niet tot die basisfuncties en moet afgeschermd worden. Naarmate het bedrijf groeit en afhankelijk van de aard van het bedrijf, is er behoefte aan aanvullende software. U kunt hierbij denken aan elektronische betaling van rekeningen, facturatie en het maken van analyses of rapportages. Zo u dit wenst, kan ook die software op uw systeem geïnstalleerd worden en via het ASP-model aangeboden worden. Wenst u zich te beperken tot de boekhouding, dan kan dit ook. 

Flexibiliteit

Als u onze boekhoudsoftware aanbiedt via het ASP-model, kunt u flexibel gebruik maken van het aanbod van diverse functies en softwaremodules. Maar ASP biedt ook in andere opzichten meer flexibiliteit dan gekochte software.

Het bedrijf groeit en u kunt de applicatie makkelijk laten meegroeien. De software is immers vanaf meerdere computers bereikbaar. De klant betaalt een bepaald abonnementsbedrag per gebruiker. Het vergroten van de dataopslagcapaciteit, indien dat nodig zou zijn, is meestal ook snel geregeld. Gesteld dat uw klant zelfstandig wil gaan met de software, heeft hij het voordeel dat alle data één op één bruikbaar is.

Via ASP is het ook mogelijk om vanaf een andere locatie dan uw kantoor met de boekhoudsoftware te werken, bijvoorbeeld thuis. U kunt zelf eenvoudig bepalen wie toegang krijgt tot de software en de gegevens. Hierdoor kunt u snel collega’s als nieuwe gebruikers toevoegen zonder, zoals bij gekochte pakketten, de licenties te hoeven veranderen. Ook voor bedrijven met meerdere vestigingen kan dit een uitkomst zijn: de financiële gegevens kunnen centraal opgeslagen en beheerd worden, terwijl ze vanuit iedere vestiging te benaderen zijn.

Geen verrassingen

Uw klant schaft geen software aan, maar sluit rechtstreeks een abonnement af met u en betaalt per maand een bepaald bedrag. Er is dus geen grote investering nodig, hij hoeft niets af te schrijven en heeft geen last van ondoorzichtige licentieovereenkomsten met verborgen upgradekosten of aanvullende installatiekosten. Uiteraard kan uw klant ook eenvoudig van tevoren testen of de software aan zijn eisen voldoet. De software is bovendien vaak snel beschikbaar, dus kan hij in principe meteen aan de slag. En ook weer stoppen. Voor u is het een kwestie van voldoende aantal gebruikers te hebben en deze optimaal in te delen. Zo zijn alle combinaties mogelijk:

Vb. U heeft een totaal van 15 licenties waarvan
 . 10 gebruikers dagelijks op kantoor
 . 3 gebruikers via ASP op maandag - woensdag – en vrijdag
 . 3 gebruikers op dinsdag en donderdag
 . 10 gebruikers die ingedeeld in groepjes van 2 iedere dag 2 uren/dag werken
 . als er gebruikers niet actief zijn op kantoor, komen hun licenties vrij voor ASP-gebruik (bijvoorbeeld ’s avonds)

Kortom, u kunt de investeringen die gepaard gaan met de ASP-dienstverlening perfect spreiden over meerdere klanten. De opbrengsten die u mogelijk verliest omdat het dagelijks inputwerk vermindert, kunnen meer dan gerecupereerd worden door de verhuur van soft- en hardware. Uw dienstverlening zal zeker meer gewaardeerd worden door uw klanten. Bovendien creëert u ruimte voor nieuwe klanten. U kunt immers meer werk aan met hetzelfde aantal mensen.

Een aantal voordelen van boekhouden via ASP op een rij:

· Minimale hard- en software-investeringen

· Geen zorgen over beheer en onderhoud

· Flexibel gebruik van functionaliteit

· Overal toegang tot de administratie

· Duidelijk overzicht van de kosten

· Beveiligde toegang tot en opslag van financiële gegevens

Voordeel voor de accountant

Een voordeel specifiek voor de financiële administratie is dat u gemakkelijk uw klant op afstand toegang kunt geven tot zijn administratie of tot een gedeelte daarvan. De samenwerking wordt hierdoor een stuk eenvoudiger: het over en weer kopiëren van gegevens wordt bijvoorbeeld overbodig. Gegevens kunnen tijdelijk worden opengesteld, bijvoorbeeld voor het controleren en goedkeuren van de jaarrekening, maar ook een intensievere samenwerking is mogelijk. Dit kan u veel tijd besparen waardoor ook u geld bespaart. De kosten die gepaard gaan met ASP-diensten zijn meestal beperkt tot de uitbreiding van het aantal gebruikers. Hiervoor rekent ZEN SOFT Belgium een jaarlijks bedrag aan dat gelijk is aan de kosten alsof u gebruikers in-house zou bij-installeren. Zoals reeds eerder aangegeven kunt u uw klanten indelen in tijdsschema’s waarbij klant 1 bv. in de voormiddag werkt en klant 2 in namiddag. Op dat moment kunnen deze klanten van dezelfde licentie gebruik maken.
De software kijkt immers enkel naar het totaal aantal gelijktijdige gebruikers.

Onze klanten, de accountantskantoren die deze diensten reeds aanbieden aan hun klanten, zijn het er roerend over eens dat ZEN SOFT Belgium zich zeer correct opstelt over het rechtstreeks contact opnemen met de klanten van de accountant. In principe doen we dat nooit, tenzij de klant er expliciet om vraagt. Er worden ook geen facturen gestuurd aan de klant, uw klant.

Waar moet u als accountant op letten?

Hoewel ASP veel zorgen kan wegnemen, is het belangrijk om ook stil te staan bij mogelijke nadelen.

Vertrouwen speelt bij ASP een erg grote rol. Met contracten is veel te regelen, maar er vertrouwen in hebben dat u goed omgaat met de gegevens van uw klant is nog veel belangrijker. In principe mag dit geen probleem zijn omdat u reeds een vertrouwenspersoon bent.

Bij financiële applicaties zijn koppelingen met andere applicaties vaak gewenst. Bijvoorbeeld bij groothandel- of toonbankverkoopsoftware. Met name als het gaat om marktspecifieke software bent u als accountant niet altijd in staat of bereid deze te realiseren. Uiteraard kunt u dan terugvallen op de expertise van ZEN SOFT Belgium dat een uitgebreid aanbod van softwaremodules heeft die naadloos geïntegreerd kunnen worden met de boekhoudmodule. Het is aan u als dienstverlener, om te beslissen of u de extra modules bij u dan wel bij de klant installeert. Aan de andere kant kunt u als ASP-aanbieder veelgevraagde standaardkoppelingen, bijvoorbeeld met een applicatie voor elektronisch bankieren, juist op een gemakkelijke manier beschikbaar stellen.

Zoals altijd zult u een zorgvuldige afweging moeten maken met uw klant over de voor- en nadelen van een ASP-oplossing. Uiteraard staan wij steeds te uwer beschikking om u met de nodige expertise en advies bij te staan.